home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr09 / genenum.zip / GENENUM.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-09  |  9KB  |  195 lines
  1.  
  2.                       Genealogy Convert
  3.                          Version 1.00
  4.                 (c) 1988, All Rights Reserved
  5.                              by
  6.                          Craig Miller
  7.                          Honolulu, HI
  8.  
  9.                          August, 1988
  10.  
  11.                   Genealogy Convert Document
  12.                              by
  13.                    Jud Banks & Craig Miller
  14.  
  15.  
  16.  
  17. PAFUTIL  (C) and Personal Ancestral File (TM) are genealogy
  18. programs copyrighted by The Church of Jesus Christ of Latter-day
  19. Saints. The developers have been kind enough to supply the
  20. program structure information to make this utility possible.
  21.  
  22. Individual records in both programs allow for the inclusion of a
  23. unique "I.D." number which can be different from the Record
  24. Identification Number (RIN). The value of this I.D. is apparent
  25. when a data file becomes large and must be split to make it more
  26. manageable and/or whenever a new file is made from a part of the
  27. original one and incorporated into another existing file.
  28. Splitting of files is usually done using the GEDCOM utility. When
  29. GEDCOM creates the new file, RINs begin again at "1" (in order to
  30. maintain integrity of the genealogical linkage) but the I.D.
  31. survives as originally entered.
  32.  
  33.    -WHAT THIS PROGRAM DOES-
  34.  
  35. This Program is designed to work on 'Personal Ancestral File
  36. Release 2.X' and 'PAFUTIL 2.X'. In order to maintain a fixed
  37. reference attached to persons in the Individual Data File, it
  38. copies the Record Identification Number into the I.D. number
  39. field. Thus, no matter how many people are added or deleted, the
  40. I.D. number field will always remain as originally entered even
  41. though the RIN might change.
  42.  
  43. While this seems like a straight forward process, it is rather
  44. time consuming to enter the I.D. field along with all the other
  45. individual data and the programs, as they exist today, do not
  46. provide for an automatic update of the I.D. field. If a file is
  47. already quite large and no I.D. numbers have been assigned, it's
  48. a chore to go back and enter I.D.'s one record at a time.  Why
  49. not have the computer do it for you?
  50.  
  51.  
  52.  
  53.     -WHAT YOU NEED TO DO-
  54.  
  55. You need to put this program in the same subdirectory (or
  56. directory) or on the same floppy disk as the file INDIV2.DAT.
  57. This will insure that GC (Genealogy Convert) will be able to find
  58. your file. Then merely type in GENENUM at the '>' prompt, and you
  59. will enter the program.
  60.  
  61. PAF and PAFUTIL permit up to 10 alphanumeric characters to be
  62. entered into the I.D. field if done by hand. GC will use one
  63. space for the '>' character so when the I.D. number is displayed
  64. it can be differentiated from the RIN associated with the record.
  65. GC will copy as many as 5 digits, i.e., up to 99999, from the RIN
  66. field, leave one space to the right of the number copied and then
  67. add three letters or numerals (which GC obtained when it requests
  68. your initials) which you may select to identify the file within
  69. which you're working. A typical I.D. number might look like this.
  70.  
  71.    ->  647 JGB  or ->89765 001
  72.  
  73. GC when first run, will ask you for your initials.  Actually you
  74. may enter anything up to three letters.  This will serve as a
  75. specific designator (to the right of the number in the ID field)
  76. to let you know who entered the person.  Should you import people
  77. using the GEDCOM Utility, you will be able to differentiate those
  78. people from the ones you have entered.
  79.  
  80. GC will then show you all the DAT files in the subdirectory, and
  81. prompt you to enter the filename. In the FileName blank, you will
  82. see that INDIV2.DAT has already been entered for you. Just press
  83. Return, and the program will begin (if you change your mind about
  84. running the program, Press Escape, and GC will exit gracefully).
  85. GC only asks you for the name in the event that a future version
  86. of Personal Ancestral File uses a different file name. DO NOT run
  87. GC on any file other than INDIV2.DAT (e.g., MARR2.DAT,
  88. NAMES2.DAT). If you do, you can make a real mess of things.
  89.  
  90. You will then be shown the progress of the program. Should you
  91. not have enough room on the disk to perform the operation, GC
  92. will inform you and gracefully exit.
  93.  
  94.  
  95.    -WHAT THIS PROGRAM DOESN'T DO-
  96.  
  97. When you have run GC, you'll have copied the Record
  98. Identification Number into the I.D. field for existing records.
  99. From here on you will have to update the I.D. field on new
  100. persons by hand (actually by keyboard). GC is a one time program.
  101. It just helps you set up the system of placing the Record
  102. Identification Number in the I.D. field. It DOES NOT work
  103. continuously or automatically in conjunction with data entry. You
  104. may, if you wish, postpone running GC until you feel your file is
  105. complete. It CAN be run any time, but understand that when it is
  106. run, the current INDIV2.DAT file becomes INDIV2.OLD which makes
  107. the operation reversible.  See how below.
  108.  
  109.     -HOW IT DOES IT-
  110.  
  111. GC is written in Turbo Pascal 4.0. It was written entirely by me,
  112. and therefore I wish to credit Borland International for their
  113. excellent implementation of Pascal.
  114.  
  115. GC 'looks' for the file INDIV2.DAT (or whatever future version of
  116. PAF data file), and immediately renames it to INDIV2.OLD. It then
  117. creates a new INDIV2.DAT using the information out of the 'OLD'
  118. file, and the Record Identification Number. Therefore your disk
  119. must have room for TWO COPIES of INDIV2.DAT on it. IF it doesn't,
  120. GC will tell you nicely that you don't have enough room on you
  121. disk.
  122.  
  123. After running GC you will see an extra file INDIV2.OLD on you
  124. disk. I chose to leave that file on your disk in case you didn't
  125. like what GC did to your database. This makes the action of GC
  126. reversible at least once. Just Delete INDIV2.DAT, and rename
  127. INDIV2.OLD back to INDIV2.DAT.
  128.  
  129. Disclaimer: We've run GC on our files with success. If handled in
  130. accordance with these instructions, it should run O.K. with
  131. yours. We strongly suggest, however, that you experiment with it
  132. on backup files or files you can replace if necessary. When
  133. you're satisfied that it performs the function you desire and in
  134. the manner you desire, you can apply it to your primary file.
  135.  
  136.      -SWITCHES-
  137.  
  138. PAFUTIL's configuration program contains a number of 'switches'
  139. which permit reports to be displayed in a number of ways. Changes
  140. in the configuration can be made from the System Utilities option
  141. in the PAFUTIL main menu. To display the I.D. number on reports
  142. in lieu of RINs, the switches, "Print RINs and MRINs on reports?"
  143. and "Print ID numbers on reports instead of RINs?" should be set
  144. to "Y". MOST reports will then display the I.D. number for each
  145. record. A few of the SORTED lists will not. This is because GC
  146. doesn't get into the PAFUTIL program itself.
  147.  
  148. These reports will return the I.D. number: Family Group Record,
  149. Cascading Pedigree Chart with FGR, Ancestry Chart, Descendance
  150. Chart, Ahnentafel Chart and the I.D. Number Sorted List. Other
  151. Sorted Lists will return a combination of RINs and I.D. numbers
  152. and may not be so useful. Pedigree Charts return the I.D. number
  153. but indices show RINs and MRINs making the index a little
  154. difficult to use. Indices are in alphabetical order and refer to
  155. person number and page number so individuals can be located
  156. reasonably easily. By and large, the advantage of having the I.D.
  157. number survive in transferred databases will far outweigh the
  158. disadvantages encountered in certain reports.
  159.  
  160.  
  161.  
  162.     -SHAREWARE INFO-
  163.  
  164. Programmers are people too. We like to eat, go to the theater,
  165. send our kids to school and even buy new computer equipment now
  166. and then. A good deal of time goes into the writing and debugging
  167. of programs such as this and we do like to know that our efforts
  168. are appreciated.
  169.  
  170. I am an enthusiastic believer in the concept of shareware.
  171. Paying the shareware fee is tangible positive feed back for the
  172. author.  Everyone benefits from shareware, the user, who gets to
  173. use good software, and the author, who receives support thru the
  174. shareware fee.
  175.  
  176. If you use this program and feel that it has saved YOU some
  177. labor, you can express your appreciation very simply by putting
  178. two one-dollar bills, one two-dollar bill, or even eight
  179. twenty-five cent stamps into an envelope and mailing it to me,
  180. postage pre-paid, of course. I will accept a check, but I hardly
  181. think anyone will rob the post office for two bucks.
  182.  
  183.  
  184. Please send the envelope (with two (2) dollars in it) to:
  185.  
  186.     Craig Miller
  187.     2115 Haena Drive
  188.     Honolulu, HI 96822
  189.  
  190. Should you have any problems or questions regarding this
  191. shareware you can write to me at the above address, or leave me
  192. mail on GEnie, I am CVMILLER there.
  193.  
  194. Aloha.
  195.